กระบวนการพัฒนาประสิทธิภาพในการประชุมบุคลากร มหาวิทยาลัยมหาจุฬาลงกรณราชวิทยาลัย วิทยาเขตแพร่

บทคัดย่อ

การศึกษาวิจัย เรื่อง กระบวนการพัฒนาประสิทธิภาพในการประชุมบุคลากร มหาวิทยาลัยมหาจุฬาลงกรณราชวิทยาลัย วิทยาเขตแพร่  มีวัตถุประสงค์ ๒ ประการ คือ ๑) เพื่อศึกษาสภาพการณ์ปัจจุบันของการประชุมบุคลากร มหาวิทยาลัยมหาจุฬาลงกรณราชวิทยาลัย วิทยาเขตแพร่ และ ๑) เพื่อเสนอแนวทางการพัฒนาประสิทธิภาพของการประชุมบุคลากร มหาวิทยาลัยมหาจุฬาลงกรณราชวิทยาลัย วิทยาเขตแพร่ โดยใช้วิธีวิจัยแบบผสมผสานวิธี (Mixed Methods Reseach) ทั้งเชิงปริมาณและคุณภาพ  โดยเชิงปริมาณเก็บข้อมูลจากกลุ่มตัวอย่าง ผู้บริหาร หัวหน้าส่วนงาน และเจ้าหน้าที่ มหาวิทยาลัยมหาจุฬาลงกรณราชวิทยาลัย วิทยาเขตแพร่ จำนวน ๖๗ รูป/คน ส่วนการวิจัยเชิงคุณภาพ เก็บข้อมูลจากการสัมภาษณ์เชิงลึก  (In-Depth Interviews) ผู้ให้ข้อมูลสำคัญในการสัมภาษณ์ ได้แก่ ผู้บริหาร หัวหน้าส่วนงาน และเจ้าหน้าที่รับผิดชอบการจัดประชุม จำนวน ๑๒ รูป/คน

เครื่องมือที่ใช้ในการวิจัย ประกอบด้วย ๑) แบบสอบถามเพื่อการวิจัย เรื่อง มหาวิทยาลัยมหาจุฬาลงกรณราชวิทยาลัย วิทยาเขตแพร่ และ ๒) แบบสัมภาษณ์เพื่อการวิจัย เรื่อง มหาวิทยาลัยมหาจุฬาลงกรณราชวิทยาลัย วิทยาเขตแพร่ สถิติที่ใช้วิเคราะห์ข้อมูล ได้แก่ ค่าร้อยละ (Percentage) ค่าเฉลี่ย () ค่าส่วนเบี่ยงเบนมาตรฐาน (Standard Deviation-SD) และการวิเคราะห์ข้อมูลด้วยการวิเคราะห์เนื้อหา (Content Analysis)

ผลการวิจัย พบว่า

๑. สภาพการณ์ปัจจุบันของการประชุมบุคลากร มหาวิทยาลัย มหาจุฬาลงกรณราชวิทยาลัย วิทยาเขตแพร่ ทั้ง ๔ ด้าน ได้แก่ ด้านการวางแผนการจัดประชุมประจำปี ด้านการเตรียมการก่อนการประชุม ด้านการดำเนินการประชุม และด้านการดำเนินการหลังการประชุมโดยรวมทุกด้านอยู่ในระดับมาก

๒. กระบวนการพัฒนาประสิทธิภาพในการประชุมบุคลากร มหาวิทยาลัยมหาจุฬาลงกรณราชวิทยาลัย วิทยาเขตแพร่ นั้น จากการวิเคราะห์ข้อมูลผลการศึกษา พบว่า แนวทางพัฒนาประสิทธิภาพในการประชุมบุคลากร ภายในมหาวิทยาลัยมหาจุฬาลงกรณราชวิทยาลัย วิทยา เขตแพร่ มีอยู่ ๔ ด้าน ได้แก่

      ๒.๑ การวางแผนการจัดประชุมประจำปี (Annual Meeting’s Plan) หมายถึง การเตรียมความพร้อมในการจัดประชุมบุคลากรประจำปีนั้น วิทยาเขตแพร่ ควรมีการประชุมผู้มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานจัดประชุม เพื่อร่วมกันกำหนดทิศทางและวางแผนการจัดประชุมบุคลากรประจำปีให้เกิดประสิทธิภาพ และมีการจัดทำปฏิทินการประชุมบุคลากรประจำปี โดยแจ้งให้ส่วนงานภายในวิทยาเขตได้รับทราบและถือปฏิบัติร่วมกัน

       ๒.๒ การเตรียมการก่อนการประชุม (Pre-Meeting’s Preparation) หมายถึง การเตรียม ความพร้อมก่อนการจัดประชุมบุคลากรแต่ละครั้งนั้น วิทยาเขตแพร่ ควรมีการประสานงานผู้มีส่วนเกี่ยวข้องกับการประชุมภายในวิทยาเขต อย่างน้อย ๑ สัปดาห์ มีการกำหนดหัวข้อหรือระเบียบวาระการประชุมและเอกสารประกอบการประชุม และควรจัดเตรียมสถานที่ประชุม/ห้องประชุม รวมถึงสิ่งอำนวยความสะดวกและเครื่องโสตทัศนูปกรณ์ให้เกิดความพร้อม

        ๒.๓ การดำเนินการประชุม (Meeting’s Conduction) หมายถึง ขณะที่ดำเนินการประชุมบุคลากรนั้น เมื่อประธานที่ประชุมไม่ว่างหรือติดภารกิจควรมีการมอบหมายให้ผู้อื่นปฏิบัติหน้าที่แทนและควรดำเนินการประชุมให้เป็นไปตามหัวข้อหรือระเบียบวาระการประชุมที่ได้กำหนดไว้ การดำเนินการประชุมไม่ควรพูดนอกประเด็น ควรมีความกระชับ ไม่ใช้เวลานานเกินไป บรรยากาศการประชุมควรเป็นการแลกเปลี่ยนเรียนรู้เพื่อให้เกิดวิชาชีพใหม่ ๆ ในการทำงานร่วมกันของบุคลากรภายในองค์กร และเลขาที่ประชุมหรือผู้รับผิดชอบเกี่ยวกับการจัดประชุมควรจดบันทึกและสรุปมติที่สำคัญของการประชุมให้ครอบคลุมเนื้อหาที่ชัดเจน  

         ๒.๔ การดำเนินการหลังการประชุม (Post-meeting’s Conduction) หมายถึง เมื่อมีการจัดประชุมบุคลากรแต่ละครั้งเสร็จเรียบร้อยแล้วนั้น เลขาที่ประชุมหรือผู้รับผิดชอบเกี่ยวกับงานประชุมควรดำเนินการเร่งสรุปรายงานผลการประชุมทันที และรายงานการประชุมนั้น สามารถนำไปใช้ประกอบงานที่เกี่ยวข้องได้ ควรมีการตรวจสอบรายงานการประชุมก่อนนำเสนอผู้บริหารลงนาม ควรมีการจัดทำมติการประชุมเพื่อส่งให้ผู้เกี่ยวข้องในหน่วยงานได้รับทราบ และควรมีการกำกับและติดตามผลการปฏิบัติงานตามมติที่ประชุมของบุคลากรในแต่ละครั้ง ทั้งนี้ วิทยาเขตอาจมีการแต่งตั้งกรรมการหรือบุคลากรผู้รับผิดชอบกำกับและติดตามผลการดำเนินงานหลังการประชุมแล้วเสร็จ